定款は、会社の設立や運営に関する基本的な方針やルールを定めた文書です。株式会社、有限会社など、企業形態に関係なく、会社を設立する際には必ず作成する必要があります。このページでは定款の基本的なルールから定款の記載事項や綴じ方、製本の方法、修正方法や公証役場での認証手続きの方法まで詳しく解説していきます。
そもそも定款とはどのようなもの？
定款とは会社を運営していく上での基本規則を定めその会社のルールブックのようなものです。法人の登記手続きをする際に作成が必要となり、具体的には、会社の商号や事業目的、本店所在地、資本金などが記載されています。
株式会社、合同会社などの法人格を得るためには定款が必要です。法人格を持つことで、例えば法人専用の銀行口座を開設できるなど、様々な便益があります。また、税制上のメリットも受けることができます。
また、定款は会社の内部ルールを明確にし、それを法的に保証します。これにより、経営者や株主間でのトラブルを予防する役割も果たします。認証された定款は法的に強制力があり、会社の経営者もその内容を順守しなければなりません。これが定款作成の重要性です。
以下に定款とはどのようなものかをまとめてみました。
- 法人格の確立: 定款は、会社が法人として独立した存在であることを明示します。これにより、会社は個々の経営者や株主とは別に、独自の法的責任と権利を持つことになります。
- ビジネスの方針: 定款は、会社の事業目的や活動範囲を明確にするものです。これが明確であることによって、外部との取引や法的な問題において、会社がどのような方針で運営されているのかがはっきりします。
- 責任と権限: 定款には、経営者や株主、役員の責任と権限が明示される場合が多く、それによって会社内部のルールが明確になります。
- 紛争解決: 定款がしっかりとしていると、経営者間や株主間での意見の不一致や紛争が発生した場合に、その解決がスムーズに行えます。
- 透明性と信頼性: 定款が公開されることで、外部からの信頼が高まる場合があります。投資家や取引先は、定款を参考にして会社の信頼性を評価することがあります。
- 適法性の確保: 会社が定款に従って運営されることで、違法な行為や不当な取引を防ぐ役割も果たします。
個人事業主とは異なり、法人は多くの人々が関与する複雑な組織です。そのため、明確なルールと枠組み、すなわち定款が必要とされるわけです。特に、株式会社のような複数の株主が関与するタイプの企業では、定款が不可欠です。
定款に記載する内容は「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3種類
定款に記載する内容は会社法に基づき、大きく「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つに分類されます。
- 絶対的記載事項: これは会社法によって必ず定款に記載しなければならない事項です。例えば、会社の名称、目的、本店の所在地、資本金の額などがこれに該当します。
- 相対的記載事項: これは特定の状況や条件下で定款に記載する必要が出てくる事項です。例えば、取締役が複数いる場合の代表権に関する事項や、定期株主総会の日時・場所などが含まれます。
- 任意的記載事項: これは法律で特に記載が必須とされていないが、会社が自由に定めることができる事項です。例えば、業務執行に関する細則や、株主総会での議決方法などがこれに該当します。
絶対的記載事項
絶対的記載事項は会社法で明確に定められており、これらの事項が欠けている場合には、定款自体が無効となります。この点は特に重要です。
- 株式会社の場合：商号（社名）、目的（事業目的）、本店所在地、資本金、発起人の氏名・住所、発行可能株式総数（準ずる事項）などが該当します。
- 合同会社の場合：商号（社名）、目的（事業目的）、本店所在地、社員（出資者）の氏名・住所、有限責任社員の有無、社員の出資目的・価額などが該当します。
これらの事項は会社を設立する際には欠かせない基本的な情報であり、また後々の会社運営にも大きく影響を与えます。特に株式会社と合同会社では、記載事項が異なるため、設立の際にはその違いを理解して、適切な内容を定款に記載することが重要です。
相対的記載事項
相対的記載事項は会社の運営や戦略に直接影響を与える重要な項目で、定款に記載することでその効力が認められます。
- 株式会社の場合：株式譲渡制限、株主総会の招集通知の期間短縮、役員の任期伸長、株券発行、変態設立事項（現物出資や財産引受等）などが該当します。
- 合同会社の場合：業務を執行する社員の定め、代表社員の定め、利益の配当に関する定め、社員の退社に関する定め、解散事由、会社存続期間などが該当します。
これらの項目は、会社の具体的な運営方法や経営方針、さらには出資者や役員、社員間の関係性に影響を与えるため、慎重に考慮して記載する必要があります。例えば、株式譲渡制限を定款で明記することで、企業が意図しない株式の移動を防ぐことが可能です。
これらの相対的記載事項を活用することで、会社の運営がより柔軟かつ効率的になる可能性があります。それだけでなく、将来的に予想される問題やリスクを事前にカバーすることもできます。ですので、定款を作成する際には、これらの相対的記載事項もしっかりと考慮に入れることが推奨されます。
任意的記載事項
任意的記載事項は、事業運営において非常に柔軟性があり、会社が独自の方針や運営スタイルに合わせて内容を定めることができます。そのため、定款に記載することで、その方針やルールがより明確になり、内外に対しても信頼性が増します。
- 株式会社の場合：定時株主総会の招集日、事業年度（決算期）、株主総会の議長、役員の員数、役員報酬の決め方などが該当します。
- 合同会社の場合：事業年度（決算期）、公告の方法、利益配当の定め、社員の損益分配割合の定め、残余財産分配の定めなどが該当します。
特に事業年度（決算期）に関しては、確かに税理士との協議が推奨されます。これは税務処理に影響を与える重要な要素であり、選び方によっては会社にとって有利、もしくは不利に働く可能性があります。
任意的記載事項もしっかりと考慮することで、会社の運営がスムーズに行えるとともに、未然に問題を防ぐ効果も期待できます。これらの項目を適切に活用し、定款に明記することで、会社経営における方針やルールを明確にすることができるでしょう。
定款の用紙サイズ、書式など
定款の書き方は自由です。以下は一般的な株式会社の定款の用紙や書式などのルールになります。
- 用紙: 決まった用紙はなく、一般的なA4縦サイズの用紙で問題ありません。
- 書式: Wordなどの文書作成ソフトを使用して作成可能。
- 作成数: 定款は公証役場保存用・登記用の謄本・会社保存用原本の3通を作成します。
定款作成時の注意点
定款は、公式な文書としての性格を持つため、以下のようなポイントを注意して作成することが推奨されます。
- サイズ: A4縦サイズ
- 文字の向き: 横書き
- 文字の大きさ: 10.5～12ポイント
- フォント: 明朝体またはゴシック体
- 鉛筆: 鉛筆での記述は不可
- 署名: 末尾には、発起人全員の署名（記名）と押印が必要
定款は、会社設立の際の非常に重要な文書です。そのため、上記のポイントを注意しながら、適切に作成しましょう。後で手間やトラブルを避けるためにも、最初から丁寧に作成することが大切です。
定款の綴じ方、製本の方法
定款の綴じ方は2通りあります。ホチキス止めのみか、製本テープでカバーをするかです。
それぞれ割印（ページとページの間の押印）を押す場所が、下記の図の通り異なるので注意してください。
文字や文章を間違えた場合の定款の訂正方法
定款を製本して完成した後に、文字や文章に訂正箇所が出てきた場合は、下記の通り訂正をします。
- 二重線: 訂正箇所には二重線を引きます。
- 余白の記載: その箇所の余白部分に「〇行目〇字削除〇字加筆」と具体的に何を変更したのかを明記します。
- 実印の押印: 訂正箇所の近く、または定款末尾の余白に発起人全員の実印を押します。これにより、訂正が正式に承認されたことを示します。
- まとめての記載: 複数の訂正箇所がある場合、それらの訂正内容を全部をまとめて定款末尾の余白に記載することも可能です。
- 捨印の準備: 訂正の可能性を考慮して、あらかじめ定款末尾の欄外に発起人全員の捨印を押しておくことが推奨されます。これにより、後からの訂正時に迅速に手続きを進めることができます。
定款作成から認証までの流れ
- 定款に記載する事項と内容を決める: 最初に何を定款に記載するか、どのような内容とするかを明確にしておきます。絶対的、相対的、任意的記載事項を総合的に考慮して定めます。
- 発起人全員の実印・印鑑証明の用意をする: 定款作成に関わる全員が印鑑証明と実印を用意します。これは認証手続きで必要になります。
- 発起人全員の同意により定款を作成する: 全員の同意が得られたら、定款の文書を作成します。
- 公証人役場で定款の事前確認をしてもらう: このステップでは、公証人が定款の内容を法的に適切かどうかを確認します。必要な修正があれば、この時点で行います。
- 公証人役場で正式に定款の認証をしてもらう: 事前確認が完了したら、正式に認証手続きが行われます。これによって定款が法的に効力を持つようになります。
- 定款の謄本を取得する: 認証が完了したら、その証明として定款の謄本を受け取ります。
- 資本金の払い込みと法務局での登記手続き: 認証が終わったら、指定された銀行口座に資本金を払い込み、法務局で会社設立の登記を行います。この登記が完了し、申請が受理されれば会社設立が正式に完了します。
定款を公証役場に提出し、認証の手続きを行う
定款は「認証」という手続きを経て初めて効力を有します。「認証」とは公的機関の証明を得ることです。
定款の認証は、会社の本店所在地を管轄する法務局又は地方法務局の所属する公証役場で行います。
具体的な場所は日本公証人連合会HPの全国公証人役場所在地一覧 で確認することが出来ます。
公証役場での認証手続きの際は、発起人全員で行くのが原則ですが、委任状を書いて代理人に依頼することもできます。
管轄の公証役場を確認したら、電話連絡をして事前に定款をチェックしてもらうと良いでしょう。ファックスかメールにて全文を送り内容を確認してもらいます。一緒に印鑑証明書や委任状も確認してもらいましょう。
チェックが終わったら、訪問希望日と公証人のスケジュールを確認して、認証に行く日程を決めます。定款の記載に誤り等が無ければ、実際の認証は20～30分ほどで終わることが多いです。
認証手続きに持参するもの
- 定款3通（電子定款の場合は、電子署名をした定款の写し（紙に印刷したもの）を持参）
公証役場保存用／登記用の謄本／会社保存用原本 - 発起人全員の印鑑証明書
発行後3ヶ月以内のもの。 - 発起人の運転免許証やパスポートなど身分証明になるもの
提示を求められることもあります。 - 4万円の収入印紙（紙の定款の場合）
郵便局などで事前に購入しておきます。定款に間違いがないか公証人に確認してもらってから印紙を貼りましょう。 - 発起人全員の実印
印紙消印用、また不備があった場合に備えて持参します。 - 認証費用 ３万円～5万円（資本金の額によって変わります） 現金で支払います。
資本金100万円未満 : 3万円、資本金100万円以上300万円未満 : 4万円、その他 : 5万円 ※合同会社は認証が不要 - 定款の謄本代
1枚につき250円です。（定款1通辺り通常全部で2000円程度です） - 委任状（定款とホッチキスなどで綴って割印を押すことが多いです）
代理人が定款認証を行う場合必要です。代理人の運転免許証など本人確認できるものも持って行きます。 - CD-R、USBメモリなど（電子定款の場合）
電子定款の場合、公証人が電磁的記録に電子署名をし、電子データで交付するので、電子データを入れる媒体が必要です。 - 実質的支配者（※）となるべき者の申告書
実質的支配者となるべき者が暴力団員等に該当するか否かを申告するもの
※実質的支配者とは、「法人の事業経営を実質的に支配することが可能な個人」のことをいいます。
株式会社の場合は、以下の人が該当します。 - 株式の50％を超える株式を保有する個人
- 1がいない場合は、株式の25％を超える株式を保有する個人
- 1・2がいない場合は、事業活動に支配的な影響力を有する個人
- 1〜3がいない場合は、代表取締役
実質的支配者となるべき者の申告書は、下記のページからダウンロードできます。
委任状について
発起人全員で認証手続きに行くことが出来ない場合には、下の画像のような委任状を作成します。認証手続きに行くことができる発起人一人を決めて、その発起人を代理人にすると良いと思います。
定款が受理されると？
定款が受理されると、用意した定款のうち1通が原本となり公証役場に保管されます。この1通に収入印紙を貼り消印をします。残りの2通は謄本という朱印が押されます。大切に保管しておきましょう。また、電子定款の場合は電子データで公証役場に保存されるので、収入印紙は不要となります。同時に電子データの写しを持参したCD-RやUSBメモリの中に記録して渡してくれます。希望があれば紙の定款も受け取ることが出来ます。
これで会社にとって基本的なルールブックである定款ができました。この後の作業は資本金の払込と、法務局での登記手続きとなります。
定款の提出が必要になるケース
定款は、会社設立後に提出が必要になるケースがあります。
- 税務署や役所への会社設立届出時: この場合は、定款の提出が法的に必須で、そのコピーが一緒に提出されます。
- 法人口座の開設時: 銀行によっては、法人口座を開設する際に定款を要求することがあります。これは、会社の事業内容や役員構成を確認するためのものです。
- 許認可の申請時: 事業目的が定款に明記されている必要があり、その確認のためにも定款が必要になります。
- 補助金・助成金の申請時: 申請条件や資格を確認するために、定款の提出が求められることがあります。
原本証明について
原本証明は、提出する「定款の写し」が原本と相違ないことを証明するための文書です。具体的な書き方には特に決まりはありませんが、一般的にはコピーの余白部分に以下のような文言を記載します。
この写しは原本と相違ないことを証明します。
代表者名：（代表者の氏名） 社名：（会社名） 日付：（日付）
この後に、代表者の印鑑を捺印します。
これらの手続きを適切に行うことで、後々のトラブルを防ぎ、スムーズな会社運営が可能になります。
定款の変更について
定款はあとからでも変更可能ですが、それには手続きと費用が伴います。以下の点に特に注意が必要です。
- 定款変更の登記申請: 事業目的、商号、会社（本店）の住所など、一部の重要な項目については法務局での登記申請が必要です。
- 登録免許税: 変更する際には登録免許税が3万円かかります。なお、登録免許税は数か所変更しても1申請あたり3万円ですが、本店を移転する場合は別途3万円かかります。
- 複数の管轄の変更: 本店の管轄所在地が変わる場合、旧本店と新本店でそれぞれの登記申請が必要となり、その場合は登録免許税が6万円かかります。
- 株主総会での決定: 定款を変更する場合、株主総会でその変更を決定し、議事録を取る必要があります。
定款の変更は避けられない場合もありますが、最初から慎重に内容を検討しておくことで、後の手続きや費用を最小限に抑えることができます。特に、事業が拡大していく過程で定款の変更が必要になるケースは多いですが、「定款の内容をあいまいに考えた結果変更することになった」という事態を避けるためにも、事前にしっかりと計画をしておくことが重要です。
定款の保管
定款は非常に重要な文書であり、社員や債権者・株主などの利害関係者が閲覧を求める権利があるため、紛失しないようにきちんと保管する必要があります。
定款の閲覧に応じる義務
会社法に基づき、定められた時間内であれば社員や債権者、株主などに対して定款の閲覧を許可する義務があります。そのため、本店や支店に定款を安全に保管しておくことが重要です。
定款の紛失と対処方法
定款が紛失した場合、公証役場が20年間定款を保管しているため、交付申請をすることで定款謄本を再発行できます。手数料は1枚あたり250円です。
このような手続きもあるため、紛失した場合でもそれほどパニックになる必要はありませんが、再発行には手間と費用がかかります。そのため、元々の定款をしっかりと保管しておくことが最も確実です。
以上のように、定款は会社運営において重要な役割を果たす文書であり、紛失しないよう注意が必要です。万が一の場合も考慮して、しっかりとした管理体制を整えておくとよいでしょう。
定款についてのまとめ
定款は会社設立と運営において極めて重要な書類であり、その記載内容が会社の構造や事業活動、さらには法的責任にも影響を与えます。公証人役場での認証を受ける過程で、行政書士などの専門家の意見やアドバイスは非常に有用で、時には必須ともいえるでしょう。
不明点や不安要素がある場合、専門家の力を借りることで、後々のトラブルや修正コストを削減することができるでしょう。
事務所概要
| 事務所名 | タケウチ行政書士事務所 |
| 行政書士 | 竹内 聡貴 |
| 所在地 | 〒536-0013 大阪府大阪市城東区鴫野東1丁目14-19 |
| 電話番号 | 06-7502-6184 |
| FAX番号 | 06-6734-3742 |
| office（アットマーク）take.osaka.jp ※（アットマーク）を@にして下さい | |
| 事務所サイト | https://office.take.osaka.jp/ |
| 決済方法 | 銀行振込 |
| インボイス登録番号 | T1810061634495 |
| 事務所報酬以外の必要経費 | 銀行振込の場合、振込手数料 許可申請に係る役所への手数料 許可申請書作成のコピー代・郵送料など 公的書類（登記簿謄本など）の発行手数料 ※申請する役所への交通費をお願いする場合があります。 |
この記事を書いた人
タケウチ行政書士事務所代表
特定行政書士 竹内 聡貴
日本行政書士会連合会 19260966号
大阪府行政書士会 007757号
申請取次行政書士（大阪出入国在留管理局長承認）
公益法人コスモス成年後見サポートセンター会員 No.2603345